生成AIとシフト作成アプリの違い｜シフト作成を試す前の注意点

ChatGPTなどの生成AIが身近になり、文章作成や要約、データ整理などに使われる場面が増えています。そのため、毎月のシフト作成にも生成AIを使えないかと考える人もいるかもしれません。一方で、シフト作成には専用のアプリもあります。

生成AIとシフト作成アプリは、どちらもシフト作成に使える可能性があります。ただし、もともと異なる目的で作られているため、得意なことや注意すべき点は異なります。この記事では、生成AIでシフト作成を試す前に知っておきたい、生成AIとシフト作成アプリの違いを比較します。

目次

1. 生成AIとシフト作成アプリは性質が異なる
2. 条件の伝え方の違い
3. 対応できるルールの違い
4. 継続的な管理・引き継ぎの違い
5. 費用と導入しやすさの違い
6. 個人情報の取り扱いの違い
7. 生成AIでシフト作成を試す場合の注意点
8. 複雑な条件を安定して反映するには

1. 生成AIとシフト作成アプリは性質が異なる

生成AIとシフト作成アプリは、どちらも使い方によってはシフト作成を効率化できる可能性があります。ただし、両者は性質が異なります。

生成AIは、自然言語で入力された内容に応じて、文章の作成、要約、説明、表形式のデータ作成などを行える汎用的な技術です。ChatGPTのようなチャット形式の生成AIでは、基本的には文章ベースで指示を伝えて操作します。シフト作成専用に作られているわけではありませんが、職場の条件を文章で伝えることで、勤務表の案を作れる可能性があります。

一方、シフト作成アプリは、シフト作成という目的のために作られたツールです。勤務表を作るための情報をアプリ上で管理し、その設定に基づいて勤務表を作成します。

つまり、生成AIでは文章で条件を伝えて勤務表を作るのに対し、シフト作成アプリでは設定された情報をもとに勤務表を作ります。この違いが、生成AIとアプリを比較するうえで重要なポイントになります。

2. 条件の伝え方の違い

生成AIの大きな特徴は、自然言語で柔軟に指示を伝えられることです。

たとえば、職場のルールがすでに文章で整理されていれば、その内容を生成AIに伝えて、「この条件でシフトを作ってください」と依頼できる可能性があります。専用アプリのように操作方法を覚えなくても、言葉で指示できる点は、生成AIの大きな利点です。

ただし、逆に言うと、生成AIでシフト作成を行う場合は、必要な情報をすべて言葉で伝える必要があります。通常のシフト作成アプリであれば入力欄や表の形で整理される情報も、生成AIでは指示文の中で分かるように伝えなければなりません。また、例外時の対応、条件の優先順位など、普段意識していないシフト作成の判断基準も、うまく言語化できなかったり、指示から抜けていたりすると、生成AIには正しく伝わりません。

さらに、条件自体が整理されていても、それをどのように提示するかによって、結果が変わる場合があります。同じ条件でも、指示の順番、表現の仕方、強調する内容によって、生成AIが重視する点が変わってしまうことがあります。そのため、生成AIでシフト作成を行うには、条件を整理するだけでなく、生成AIに伝わる形で指示の文章を作る必要があります。

一方、シフト作成アプリでは、あらかじめ用意された画面や項目に沿って条件を入力します。自由な文章で何でも伝えられるわけではありませんが、必要な条件を決められた形式で設定できます。

アプリの場合も、必要な条件を整理する作業は必要です。また、使い方を理解しないと、意図した通りに設定できないこともあります。ただし、アプリでは画面を見ながら設定できるため、すべてを文章として言語化しなくても、選択肢や入力欄を確認しながら条件を整理できます。見て探したり、項目を選んだりしながら設定できる点は、生成AIとは異なる利点です。

生成AIは、自然な言葉で柔軟に指示できる一方で、必要な情報を抜けなく言語化する必要があります。シフト作成アプリは、自由度に制限はありますが、画面上の項目に沿って条件を整理・設定できる点に強みがあります。

3. 対応できるルールの違い

対応できるルールの範囲にも違いがあります。

生成AIは、言葉で条件を伝えるため、柔軟性があります。可能性だけでいえば、職場独自の細かなルールや、一般的なアプリでは用意されていない条件にも対応できる可能性があります。たとえば、「このスタッフは特定の曜日は避けたい」「夜勤の翌日は必ず明けにしたい」「リーダー候補が少ない日は先に配置したい」といった細かい条件を、文章で説明することができます。

ただし、それはあくまで可能性の話です。生成AIがその条件を本当に正しく扱えるかどうかは、別に考える必要があります。条件が複雑になるほど、条件同士の関係や優先順位も複雑になります。特に注意したいのは、生成AIが「対応できているように見える」出力をする場合があることです。見た目には自然な勤務表でも、実際には一部の条件が反映されていないということが起こる可能性があります。

生成AIには柔軟性がありますが、出力結果が正しい保証はありません。実務で使う場合は、人間が確認するか、別の仕組みで条件を検証する必要があります。

一方、シフト作成アプリは、対応できるルールの範囲が決まっています。アプリが対応していないルールは、基本的にはそのまま設定できません。そのため、アプリを選ぶときは、自分の職場で必要な条件に対応しているかを確認することが重要です。

アプリで対応しているルールについては、そのルールが反映されるように設計されています。原則として、設定した条件を満たせない場合は失敗となり、勤務表は出力されません。アプリでも設定ミスがあれば、意図と違う勤務表になることはありますが、対応しているルールに関しては、生成AIよりも安定して扱いやすいと考えられます。

生成AIは、対応できる可能性は広い一方で、不安定さがあります。シフト作成アプリは、対応範囲は仕様によって制限されますが、対応しているルールについては安定して反映しやすい点が強みです。

4. 継続的な管理・引き継ぎの違い

シフト作成は、一度だけ勤務表を作れば終わりではありません。毎月、同じような条件を使いながら、スタッフの希望や予定、スタッフの入れ替わりなどに合わせて勤務表を作成します。そのため、条件をどのように管理し、必要に応じて修正し、担当者が変わったときに引き継ぐかも重要です。

生成AIでシフト作成を行う場合、条件は基本的に文章ベースで管理することになります。条件を文書として保存したり、前回使ったプロンプトを再利用したりすることはできます。しかし、チャットベースで条件を追加・修正していくと、現在どの条件が有効なのかが、ぱっと見て分かりにくくなる場合があります。あとから条件を変更した場合に、その変更が他の条件にどう影響するのか、変更後に正しく動作するのかも確認しなければなりません。

また、担当者が変わる場合も注意が必要です。単に指示文や条件のメモを引き継ぐだけでは、どのように生成AIへ伝えていたのか、どこを確認していたのか、うまくいかなかったときにどう修正していたのかまでは伝わりにくい場合があります。生成AIを使ったシフト作成そのものが属人化すると、後任者が同じ水準で運用を続けることは難しくなります。

一方、シフト作成アプリでは、条件をアプリ内の設定として管理できます。スタッフ、シフト、各種ルールなどが構造化されていれば、条件の確認や変更もしやすくなります。担当者が変わった場合でも、アプリ上に残っている設定を見れば、どのようなルールで勤務表を作成していたのかを把握しやすくなります。

もちろん、アプリの整理方法が分かりにくければ、引き継ぎが難しくなることもあります。どのような形でルールが整理されているか、設定内容を視覚的に確認しやすいかは、アプリによって異なります。

生成AIは、条件を文章として柔軟に扱える一方で、変更や引き継ぎが属人的になりやすい方法です。継続的に管理するには、条件を構造化して保存・確認できるシフト作成アプリの方が向いている場合が多いです。

5. 費用と導入しやすさの違い

費用と導入しやすさも、生成AIとシフト作成アプリでは異なります。

生成AIは、比較的安く使える場合があります。すでに生成AIサービスを利用している場合は、追加費用なしで試せることもあります。すぐに使い始められるので、ひとまず勤務表を作れるか試してみることができます。ただし、生成AIは気軽に試せる一方で、実用できる状態まで持っていくハードルは高めです。

条件を整理し、指示のための文章を作り、出力された勤務表を確認し、うまくいかなければ指示を修正する必要があります。特に複雑な勤務表の場合は、この試行錯誤がうまくいく保証はありません。サービスの利用料だけを見ると安く見えても、実際には確認や修正にかかる手間や難易度も含めて考える必要があります。

シフト作成アプリは、無料または低価格で使えるものもあります。ただし、安価なアプリは、比較的シンプルなシフト作成を対象にしている場合もあります。一方、複雑なルールに対応できるものは、料金が高くなることがあります。

特に高額なシフト作成システムでは、初期費用も必要だったり、営業担当への問い合わせが必要だったりする場合もあります。このようなサービスは気軽に試しにくい一方で、予算に余裕があれば、初期設定をサポートしてもらえることもあります。低価格帯のアプリは、気軽に試せる反面、自分で設定をしなければならない場合が多いです。

生成AIは、安く気軽に試しやすい一方、実用レベルにするためのハードルは高い場合が多いです。シフト作成アプリは、費用や導入のしやすさに幅がありますが、職場の条件に合うものを選べれば、日常的なシフト作成に使いやすい方法になります。

6. 個人情報の取り扱いの違い

シフト作成では、スタッフの名前や勤務条件などの情報を扱います。そのため、個人情報やセキュリティ面にも注意が必要です。

生成AIでもアプリでも、まずは職場での利用が許可されているのかを確認する必要があります。職場の情報やスタッフの個人情報を外部サービスに保存する場合は、施設や会社のルールに従う必要があります。特に生成AIについては、業種によっては、業務情報の入力や、業務利用自体を禁止している職場もあるので注意が必要です。

生成AIが利用可能な場合でも、サービスやプランによって、入力した情報の扱いが異なります。入力内容がAIの学習に使われるのか、どこで管理されるのかなどは確認する必要があります。

シフト作成アプリは、勤務表作成のために情報を扱う前提で作られており、入力内容がAIの学習に使われることを前提としたサービスではない場合が多いです。ただし、実際のデータの扱いはサービスごとに異なるため、利用前にプライバシーポリシーや利用規約は確認しておくことを推奨します。

7. 生成AIでシフト作成を試す場合の注意点

生成AIには、安く、柔軟に勤務表を自動で作成できるかもしれないという魅力があります。

自然な言葉で条件を伝えられるため、アプリの操作方法を覚えなくても試せます。自分でいろいろ試行錯誤してみたい場合や、小規模で比較的単純な勤務表を作ってみたい場合には、生成AIを使ってみる選択肢もあります。

ただし、生成AIは安定して正しい勤務表を出力できる保証はありません。見た目には整った勤務表でも、必要な条件が抜けていたり、条件同士の関係が正しく扱われていなかったりする可能性があります。そのため、生成AIで作った勤務表を実務で使おうとするなら、必ず人間による確認が必要です。条件が多い勤務表では、その確認作業自体が大きな負担になることがあります。

また、毎月同じように運用する場合は、条件をどのように保存し、変更し、引き継ぐかも考えなければなりません。生成AIで一度うまく勤務表が作れたとしても、それを継続的に安定して使えるかは別の問題です。

一方、シフト作成アプリは、職場の条件に合うものを選べれば、より安定して勤務表を作成しやすい方法です。設定した条件を保存し、次回以降も使えるため、継続的な運用にも向いています。もちろん、アプリにも限界はあります。必要なルールに対応していないアプリでは、十分に活用できません。料金が高いものや、導入に手間がかかるものもあります。それでも、複雑な条件を含む勤務表を、毎月安定して作成したい場合は、生成AIだけに任せるよりも、シフト作成アプリを使う方が実務には向いていると考えられます。

生成AIは、うまくいく保証はありませんが、自分で確認しながら試行錯誤してみたい場合には、ひとつの選択肢になります。ただし、実際の職場で使う勤務表を作るなら、出力結果の確認、個人情報の扱い、継続的な管理まで含めて判断することが重要です。

8. 複雑な条件を安定して反映するには

生成AIには、自然な言葉で条件を伝えられる柔軟さがあります。ただし、実務で使う場合は、柔軟に条件を設定できることだけでなく、その条件を安定して勤務表に反映できることも重要です。

Assignoは、職場ごとのルールに基づいてシフトを自動で割り振るためのシフト作成アプリです。複雑な勤務表に対応しながらも、低価格で利用でき、気軽に試すことができます。

Assignoでは、職場の条件をすべて文章で正確に説明する必要はありません。簡単な質問に答えたり、目的別に提示されたルールから必要なものを選ぶことで、職場のシフト作成の決まり事を反映することができます。生成AIのように、自然な言葉だけで何でも指示できるわけではありませんが、言語ベースに比較的近い感覚でルールを設定できます。複雑な条件にも対応しており、職場ごとの細かいルールも反映しやすい設計になっています。

設定された条件を満たすようにシフトが自動で割り振られ、条件を満たさない勤務表は出力されません。条件を満たす勤務表を作れない場合は、どの条件を調整すればシフトが組めるかを提案します。

設定したルールは、アプリ上で整理された状態で確認できます。勤務表を作るたびに、毎回条件を文章で入力し直す必要はありません。担当者が変わった場合でも、設定済みのルールを確認しながら引き継ぐことができます。

複雑な条件を扱いながらも、安定してシフトを作成したい場合は、このようなシフト作成に特化したアプリを検討してみることも一つの選択肢です。