シフト自動割り振りのコツ
シフト割り振りが上手くいかないときや、ルールの設定方法に迷ったときは、以下のポイントを試してみてください。
1. まずは「緩い」ルールで試す
自動割り振りでは、ルール・勤務希望・他のシフトとの兼ね合いなど、さまざまな要素が複雑に絡み合います。まずは制約の少ない「緩い」ルールで割り振りが可能かを確認し、徐々に厳しいルールに変更していくのがおすすめです。
たとえば、シフト回数制限がなくても割り振りできない場合は、スタッフの希望や必要人数などが原因かもしれません。特にサブタイプのシフト回数制限など、一部のルールは影響が大きいため注意が必要です。
ルールは勤務表の編集画面のメニューにある「ルール」から、自動割り振りを試しながら変更できます。条件を少しずつ調整して、どの設定で割り振りが可能になるか試してみてください。
2. エラーレポートを活用する
割り振りに失敗した場合は、エラーレポートを確認しましょう。そこには割り振りが難しい日やスタッフ、失敗の原因となった条件など、改善のヒントがまとめられています。
レポートの詳細な見方は、こちらをご参照ください。
3. ルールの優先度を設定する
「緩い」ルールでは割り振り可能でも、厳しくすると失敗する場合は、どのルールを優先するか、妥協するかを整理しましょう。
妥協できるルールがある場合は「ルールの優先度」を設定すると、原則は全ルールを守りつつ、どうしても割り振れないときのみ優先度の低いルールを外して試すことができます。
4. 自動割り振りの制限時間を増やす
割り振り可能なパターンが少ない場合は、自動割り振りの制限時間を増やすことで成功する場合があります。特に条件が複雑な勤務表では、時間をかけることでより多くの組み合わせを試せます。
5. 下書きを作ってから手動で調整する
厳しいルールではどうしても割り振りできない場合、ルールを緩めて自動割り振りを行い、その結果を下書きとして保存してから手作業で微調整する方法も有効です。
6. 複数シフトを割り振るときの工夫
勤務表に複数のシフトを割り振る場合、先に割り振るシフトが後のシフトの制約となるため、順番が重要です。
特に以下のようなシフトは、他のシフトによる制約を避けるために、なるべく最初に割り振ることをおすすめします：
- 割り振りが難しいシフト（例：夜勤シフト）
- ルールの厳守が必要なシフト
シフト割り振りが難しい場合でも、ルールの工夫と補助的な手動調整を組み合わせることで、柔軟に勤務表を作成する事ができます。
最初から完璧を求めすぎず、段階的に試していくことが成功の近道です。