シフト自動割り振りのコツ
シフト割り振りが上手くいかないときや、ルールの設定方法に迷ったときは、以下のポイントを試してみてください。
1. シフト自動割り振りの原則
自動割り振りを成功させるための「土台」となる考え方です。ここが適切でないと、他の調整をしても割り振りが難しくなる場合があります。
1) シフト割り振りの順番
勤務表に複数のシフトを割り振る場合、先に割り振るシフトが後のシフトの制約となるため、順番が重要です。
特に以下のようなシフトは、他のシフトによる制約を避けるために、なるべく最初に割り振ることをおすすめします：
- 割り振りが難しいシフト（例：夜勤シフト）
- ルールの厳守が必要なシフト
2) まずは「緩い」ルールで試す
自動割り振りでは、ルール・勤務希望・他のシフトとの兼ね合いなど、さまざまな要素が複雑に絡み合います。まずは制約の少ない「緩い」ルールで割り振りが可能かを確認し、徐々に厳しいルールに変更していくのがおすすめです。
たとえば、シフト回数制限がなくても割り振りできない場合は、スタッフの希望や必要人数などが原因かもしれません。特にサブタイプのシフト回数制限など、一部のルールは影響が大きいため注意が必要です。
ルールは勤務表の編集画面のメニューにある「ルール」から、自動割り振りを試しながら変更できます。条件を少しずつ調整して、どの設定で割り振りが可能になるか試してみてください。
2. ルール設定を確認する
原則を押さえても割り振りできない場合は、ルール設定の誤りや過度な制約が原因になっていることが多いです。
1) ルール設定の間違いや、厳しすぎるルールがないか確認
以下のポイントを順番に確認してみてください。
- 夜勤モードのシフトの割り振り時に、他のシフトがすでに割り振られていないか
→ 他のシフトが入っている日が夜勤明けになる場合は割り振れません。 - そのシフトに勤務可能なスタッフが正しく設定されているか
→ シフト編集ページ「オプション」→「シフト回数のルール」→「スタッフ別に設定」で確認できます。 - シフト前後日の勤務ルール、イベント前後日のルールが想定外に効いていないか
→ 設定に間違いがあると、意図せずシフトが割り振れなくなる場合があります。 - 同じ勤務を回避するスタッフの設定が他条件と干渉していないか
→ この制約が加わると候補スタッフがいなくなることがあります。
2) エラーレポートを活用する
割り振りに失敗した場合は、エラーレポートを確認しましょう。そこには割り振りが難しい日やスタッフ、失敗の原因となった条件など、改善のヒントがまとめられています。
レポートの詳細な見方は、こちらをご参照ください。
3. それでも割り振りが難しい場合の対応策
根本的な設定に問題がなくても、勤務表が複雑な場合は割り振りが難しいことがあります。そのような場合は以下の方法を試してみてください。
1) 自動割り振りの制限時間を増やす
割り振り可能なパターンが少ない場合は、自動割り振りの制限時間を増やすことで成功する場合があります。特に条件が複雑な勤務表では、時間をかけることでより多くの組み合わせを試せます。
2) ルールの優先度を設定する
「緩い」ルールでは割り振り可能でも、厳しくすると失敗する場合は、どのルールを優先するか、妥協するかを整理しましょう。
妥協できるルールがある場合は「ルールの優先度」を設定すると、原則は全ルールを守りつつ、どうしても割り振れないときのみ優先度の低いルールを外して試すことができます。
3) 下書きを作ってから手動で調整する
厳しいルールではどうしても割り振りできない場合、ルールを緩めて自動割り振りを行い、その結果を下書きとして保存してから手作業で微調整する方法も有効です。
まとめ
シフト割り振りが難しい場合でも、ルールの工夫と補助的な手動調整を組み合わせることで、柔軟に勤務表を作成する事ができます。
最初から完璧を求めすぎず、段階的に試していくことが成功の近道です。